Erstgespräch mit der Haushalts­hilfe: Ablauf, Unterlagen und gute Fragen

Bevor eine Haushaltshilfe oder Alltagsbegleitung zum ersten Mal zu Ihnen kommt, steht ein Erstgespräch. Darin geht es um drei Fragen: Wobei brauchen Sie Hilfe? Was bezahlt Ihre Pflegekasse? Und wer passt zu Ihnen?

Das Gespräch ist unverbindlich und für Sie kostenlos. Sie müssen nichts vorher wissen und können jede Frage stellen. Mit ein wenig Vorbereitung geht es aber leichter und schneller. Dieser Ratgeber zeigt, wie es bei Junior-Senior abläuft und worauf Sie bei jedem Anbieter achten sollten.

1. Ihre Anfrage: Sie stellen online eine unverbindliche Anfrage oder rufen uns an. Online fragen wir kurz, für wen die Hilfe ist, ob ein Pflegegrad besteht, Ihre Postleitzahl, welche Hilfe Sie sich wünschen und wann wir Sie am besten erreichen.
2. Wir rufen Sie an: Ihre Ansprechperson meldet sich bei Ihnen.
3. Kostenlose Beratung: Im Gespräch klären wir, was Ihnen zusteht und was die Pflegekasse bezahlt, und besprechen Ihre Wünsche.
4. Kennenlerntermin: Sie lernen Ihre Alltagsbegleitung beim unverbindlichen Kennenlerntermin kennen, bevor es regelmäßig losgeht.
5. Feste Termine: Passt es, kommt Ihre Begleitung zu festen Zeiten zu Ihnen.

Wann der erste Termin stattfinden kann, hängt von Ihrem Wohnort, Ihren Wunschzeiten und den freien Kapazitäten vor Ort ab. Das besprechen wir offen mit Ihnen im Gespräch.

Legen Sie, wenn vorhanden, folgende Unterlagen bereit:

• Pflegegrad-Bescheid der Pflegekasse. Läuft der Antrag noch, reicht zunächst das Datum oder Aktenzeichen des Antrags.
• Versichertenkarte der Krankenkasse. Darauf stehen Name der Kasse und Versichertennummer.
• Falls vorhanden: Informationen zu anderen Diensten, etwa ob ein Pflegedienst kommt und welche Budgets dieser nutzt.
• Falls Angehörige alles regeln: eine Vollmacht, etwa eine Vorsorgevollmacht.
• Ihren Kalender, damit Sie mögliche Wochentage gleich nennen können.

Ein Zettel mit Stichpunkten hilft, im Gespräch nichts zu vergessen. Überlegen Sie zum Beispiel:

• Aufgaben: Putzen, Wäsche, Einkaufen, Kochen, Begleitung zum Arzt, Spaziergänge, Gesellschaft?
• Zeiten: Welcher Wochentag und welche Tageszeit passen Ihnen? Wie oft wünschen Sie Hilfe?
• Vorlieben: Gibt es Haustiere, Allergien, Sprachen, die helfen, oder Dinge, die Ihnen besonders wichtig sind?
• Grenzen: Was soll niemand anfassen? Welche Räume bleiben privat?
• Praktisches: Wie kommt man ins Haus, gibt es Treppen, wo stehen Putzmittel?

Wie viele Stunden das Budget der Pflegekasse ungefähr trägt, erklärt der Ratgeber Wie viele Stunden Haushaltshilfe?.

Unsere Fragen dienen dazu, Ihre Hilfe passend zu planen und richtig abzurechnen:

Mit diesen Angaben rechnen wir gemeinsam mit Ihnen aus, welche Töpfe sich nutzen lassen: der Entlastungsbetrag von 131 € im Monat ab Pflegegrad 1, angesparte Beträge, ab Pflegegrad 2 der Umwandlungsanspruch von bis zu 40 % der nicht genutzten Pflegesachleistung und die stundenweise Verhinderungspflege aus dem gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 € für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege, wenn Ihre pflegende Person verhindert ist.

Nicht genutzte Beträge des Entlastungsbetrags lassen sich nach geltendem Recht bis zum 30. Juni des Folgejahres nutzen. Für Guthaben aus 2026 gilt nach dem Gesetzentwurf zur Pflegereform: Was bis 31.12.2026 nicht verbraucht ist, verfällt.

Ein gutes Erstgespräch ist keine Einbahnstraße. Diese Fragen klären Sie am besten gleich im Gespräch:

• Welche Budgets kann ich nutzen, und rechnen Sie direkt mit der Pflegekasse ab? Dann gehen Sie nicht in Vorkasse.
• Was übernimmt meine Begleitung, was nicht? Eine Haushaltshilfe oder Alltagsbegleitung übernimmt keine Pflege am Körper. Dafür ist ein Pflegedienst zuständig.
• Kommt immer dieselbe Person, und wer vertritt sie?
• Entsteht ein Eigenanteil? Fragen Sie, wann er anfällt und wie hoch er wäre.
• Wie sage ich Termine ab oder ändere sie?

Worauf Sie bei der Wahl eines Anbieters allgemein achten, etwa die Anerkennung als Angebot zur Unterstützung im Alltag, steht im Ratgeber Haushaltshilfe in der Nähe finden.

Beim Kennenlerntermin kommt Ihre künftige Alltagsbegleitung zu Ihnen. Sie sprechen über die Aufgaben, zeigen die Wohnung und sehen, ob Sie sich miteinander wohlfühlen. Angehörige dürfen gern dabei sein.

Der Termin ist unverbindlich. Wenn etwas nicht passt, sagen Sie es offen. Es ist völlig in Ordnung, sich eine andere Person zu wünschen. Eine Haushaltshilfe kommt in Ihr Zuhause, da muss das Vertrauen stimmen.

Damit ein anerkannter Anbieter direkt mit Ihrer Pflegekasse abrechnen kann, unterschreiben Sie in der Regel eine Abtretungserklärung. Darin erklären Sie, dass die Pflegekasse die Leistungen, die Ihnen zustehen, direkt an den Anbieter zahlt. Das geschieht meist einmalig.

Für Sie hat das Vorteile: Für Leistungen im Rahmen Ihrer Budgets bekommen Sie in der Regel keine Rechnung, nur einen Leistungsnachweis zur Unterschrift, und Sie gehen nicht in Vorkasse. Ein Eigenanteil entsteht nur, wenn Sie mehr Stunden wünschen, als Ihr Budget hergibt, oder Leistungen, die kein Budget der Pflegekasse abdeckt.

Lesen Sie vor der Unterschrift in Ruhe, was Sie unterschreiben, und fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist. Dazu ist das Gespräch da.

Im Erstgespräch geht es um persönliche Dinge: Gesundheit, Pflegegrad, Ihre Wohnung. Diese Angaben sind nach der Datenschutz-Grundverordnung besonders geschützt. Sie werden grundsätzlich nur für den Zweck genutzt, für den Sie sie geben, also für die Planung Ihrer Hilfe und die Abrechnung mit der Pflegekasse. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

• Bei unserer Online-Anfrage werden Ihre Daten verschlüsselt übertragen und grundsätzlich nur für Ihre Anfrage genutzt.
• Sie können fragen, wer Ihre Daten sieht und wie lange sie gespeichert werden.
• Geben Sie nur an, was für die Hilfe nötig ist. Ärztliche Befunde brauchen wir für Haushaltshilfe und Alltagsbegleitung in der Regel nicht.

Alle Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Viele Menschen zögern, bevor sie zum ersten Mal Hilfe anfragen. Das ist verständlich. Einige Gedanken hören wir besonders oft:

• „Ich möchte niemand Fremdes in meiner Wohnung.“ Deshalb gibt es den Kennenlerntermin. Sie entscheiden, ob Sie sich mit der Person wohlfühlen, und legen fest, welche Räume und Aufgaben dazugehören.
• „So viel Hilfe brauche ich doch gar nicht.“ Hilfe muss nicht groß sein. Schon ein fester Termin in der Woche für Einkauf oder Fenster kann den Alltag spürbar leichter machen.
• „Das ist bestimmt viel Papierkram.“ Für die Hilfe im Alltag reichen meist Pflegegrad-Bescheid, Versichertenkarte, Vertrag und Abtretungserklärung. Bei Fragen helfen wir beim Ausfüllen.
• „Es kommt schon ein Pflegedienst.“ Das schließt eine Alltagsbegleitung nicht aus. Im Gespräch klären wir, welche Budgets noch frei sind. Mehr dazu im Ratgeber Haushaltshilfe oder Pflegedienst.
• „Meine Kinder haben das für mich angefragt.“ Dann sprechen wir selbstverständlich auch mit Ihnen. Sie sind diejenige oder derjenige, um den es geht.

Sie entscheiden in Ruhe, ob Sie die Hilfe möchten. Passt es, unterschreiben Sie Vertrag und Abtretungserklärung, lernen Ihre Begleitung beim Kennenlerntermin kennen, und danach beginnen die festen Termine. Ändern sich später Wünsche oder Zeiten, sagen Sie einfach Bescheid.

Fragen Sie für Ihre Eltern an, sprechen Sie vorher mit ihnen darüber, siehe Mit Eltern über Pflege sprechen. Den ganzen Weg von der Bewilligung bis zum Start beschreibt der Ratgeber Haushaltshilfe beantragen.

Junior-Senior ist ein anerkannter Anbieter für Haushaltshilfe, Alltagsbegleitung und Betreuung nach § 45a SGB XI. Wir sind kein Pflegedienst. Wir beraten Sie kostenlos, stellen Ihnen Ihre Begleitung vor und rechnen direkt mit Ihrer Pflegekasse ab.

• Haushaltshilfe: Aufgaben und Finanzierung
• Alltagsbegleitung
• Kostenlose Beratung
• Budget-Rechner: Was steht Ihnen zu?
• Standorte: Sind wir in Ihrer Nähe?

Bereit für das Erstgespräch? Stellen Sie hier Ihre unverbindliche Anfrage. Wir melden uns bei Ihnen und nehmen uns Zeit für Ihre Fragen.