Rechnung bei der Pflegekasse einreichen: Kostenerstattung für den Entlastungs­betrag

Sie schicken die Rechnung eines anerkannten Anbieters zusammen mit Ihrer Versichertennummer und Ihrer Bankverbindung an Ihre Pflegekasse, per Post, über die Kassen-App oder das Onlineportal. Die Kasse erstattet den Betrag bis zur Höhe Ihres verfügbaren Entlastungsbetrags nach § 45b SGB XI auf Ihr Konto. Ein förmlicher Antrag ist dafür meist nicht nötig.

Noch bequemer ist es, gar nicht erst vorzustrecken. Bei Junior-Senior unterschreiben Sie einmal eine Abtretung, wir übernehmen Haushalt, Einkauf, Begleitung und stundenweise Betreuung und rechnen direkt mit Ihrer Pflegekasse ab. Dann gibt es keine Rechnung, die Sie einreichen müssen. Ob Sie sich Geld auch bar auszahlen lassen können, erklärt der Ratgeber Entlastungsbetrag auszahlen lassen.

Die häufigste Ursache für Rückfragen sind unvollständige Rechnungen. Prüfen Sie vor dem Einreichen, ob diese Angaben enthalten sind:

• Name und Anschrift der pflegebedürftigen Person, am besten mit Versichertennummer
• Name und Anschrift des Anbieters, möglichst mit Hinweis auf die Anerkennung nach Landesrecht
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Datum jedes Einsatzes und die jeweilige Dauer
• Art der Leistung, zum Beispiel Hilfe im Haushalt, Begleitung oder Betreuung
• Gesamtbetrag und, falls vorhanden, Hinweis auf bereits geleistete Zahlungen

Eine Barquittung ohne diese Angaben reicht in der Regel nicht. Bewahren Sie zusätzlich den Zahlungsnachweis auf, etwa den Kontoauszug. Manche Kassen fragen danach.

Nur anerkannte oder zugelassene Anbieter

Erstattet werden nur Leistungen von Angeboten, die nach § 45a SGB XI in Ihrem Bundesland anerkannt sind, oder von zugelassenen Pflegediensten im Bereich der Unterstützung im Alltag. Eine privat bezahlte Putzhilfe ohne Anerkennung fällt nicht darunter. Welche Sonderregeln es in einigen Ländern für Nachbarschaftshilfe gibt, lesen Sie im Ratgeber Entlastungsbetrag für private Haushaltshilfe.

Einige Kassen haben ein eigenes Formular für die Erstattung von Entlastungsleistungen. Ist eines vorhanden, nutzen Sie es, das beschleunigt die Bearbeitung. Ansonsten genügt ein formloses Anschreiben.

1. Prüfung: Die Kasse prüft Pflegegrad, Anerkennung des Anbieters, Art der Leistung und Ihr verfügbares Guthaben.
2. Mitteilung: Meist bekommen Sie ein Schreiben oder eine Nachricht in der App, welcher Betrag erstattet wird.
3. Überweisung: Das Geld kommt auf das angegebene Konto. Wie lange das dauert, ist je nach Kasse unterschiedlich, oft sind es einige Wochen.

Wenn nur ein Teil erstattet wird

Reicht Ihr Guthaben nicht für die ganze Rechnung, erstattet die Kasse nur bis zur verfügbaren Höhe. Der Rest bleibt bei Ihnen. Ab Pflegegrad 2 kann ein Teil der Kosten unter Umständen über weitere Budgets laufen, etwa die stundenweise Verhinderungspflege. Das muss aber gesondert beantragt werden.

Welches Guthaben wird zuerst verbraucht?

Viele Kassen verrechnen zuerst das ältere Guthaben, das als Nächstes verfallen würde. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie nach, wie viel aus dem Vorjahr und wie viel aus dem laufenden Jahr noch offen ist. Eine schnelle Schätzung liefert der Entlastungsbetrag-Rechner.

• Versichertennummer fehlt: Ohne sie muss die Kasse Ihre Unterlagen erst zuordnen. Schreiben Sie sie auf jedes Blatt.
• Nur eine Monatssumme: Rechnungen ohne einzelne Termine und Stunden werden oft zurückgeschickt.
• Kontoverbindung fehlt oder ist alt: Geben Sie die IBAN bei jeder Einreichung an, besonders wenn Sie für einen Elternteil handeln.
• Unleserliches Foto: Fotografieren Sie bei gutem Licht, ganz und gerade. Bei mehreren Seiten jede Seite einzeln.
• Zu lange gesammelt: Wer ein ganzes Jahr wartet, riskiert verfallenes Guthaben und hat bei Rückfragen den Überblick verloren.

Handeln Sie für Ihre Mutter oder Ihren Vater, legen Sie beim ersten Mal eine Kopie der Vollmacht bei. Dann kann die Kasse auch Ihnen Auskunft geben.

Nicht genutzte Entlastungsbeträge eines Jahres lassen sich bis zum 30. Juni des Folgejahres nutzen. Rechnungen aus dem Vorjahr können Sie deshalb in der Regel noch einreichen, solange dieses Guthaben nicht verfallen ist. Wichtig: Der Gesetzentwurf zur Pflegereform sieht vor, dass Guthaben aus 2026 am 31.12.2026 verfällt (laut Kabinettsentwurf vom 30.09.2026, noch nicht beschlossen). Wer noch Rechnungen aus 2026 im Schrank hat, sollte sie deshalb nicht bis zum Frühjahr liegen lassen.

Ein guter Rhythmus: Rechnungen sammeln und einmal im Monat oder im Quartal einreichen. Die genauen Stichtage erklärt der Ratgeber Wann verfällt der Entlastungsbetrag?, Ihre persönlichen Fristen berechnet der Fristen-Rechner.

• Eigenanteile der Tages- oder Kurzzeitpflege: Kosten etwa für Unterkunft und Verpflegung können Sie ebenfalls über den Entlastungsbetrag erstatten lassen. Reichen Sie dafür die Rechnung der Einrichtung ein.
• Rechnungen während des Pflegegrad-Antrags: Leistungen gelten ab dem Monat der Antragstellung. Rechnungen aus dieser Zeit können Sie nach dem Bescheid einreichen. Mehr dazu im Ratgeber Haushaltshilfe während des Pflegegrad-Antrags.
• Verhinderungspflege: Für sie gilt ein eigener Antrag mit eigenem Nachweis. Siehe Verhinderungspflege stundenweise.

Lehnt die Kasse die Erstattung ab, lesen Sie im Ratgeber Pflegekasse zahlt Entlastungsbetrag nicht, welche Gründe es gibt und wie Sie widersprechen.

Wenn Sie regelmäßig Hilfe brauchen, lohnt sich der Umstieg auf die Direktabrechnung. Hilfreiche Seiten:

• Abtretungserklärung beim Entlastungsbetrag
• Leistungsnachweis beim Entlastungsbetrag
• Wer zahlt meine Haushaltshilfe? Der Check

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